Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что это значит для вашего бизнеса

С 1 сентября 2026 года в России вступили в силу новые правила оформления грузоперевозок по договору транспортной экспедиции. Бумажные документы уходят в прошлое — теперь всё переводится в цифровой формат. Разбираемся, что изменилось, кого это касается и что нужно сделать прямо сейчас.

Что такое ЭПД и какие документы теперь обязательны

ЭПД — это электронные перевозочные документы. Их два основных вида:

ЭТрН (электронная транспортная накладная) — главный документ новой системы. Подробнее о нём — в отдельном разделе ниже.

ЭЗЗ (электронная заказ-заявка) — документ для заказа конкретного транспортного средства. Оформляется между экспедитором и перевозчиком.

ЭТрН: что нужно знать

Электронная транспортная накладная — это цифровой аналог привычной бумажной накладной, которая сопровождала груз при каждой перевозке. Она содержит те же данные: отправитель, получатель, груз, транспортное средство, маршрут, условия перевозки, адреса погрузки и выгрузки.

Принципиальное отличие: ЭТрН существует исключительно в электронном виде. Это XML-файл, который хранится и передаётся через государственную информационную систему — ГИС ЭПД. Подписывается документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) или через оператора ЭДО.

Юридическая сила у ЭТрН такая же, как у бумажного оригинала. Требовать от перевозчика бумажную версию не нужно и невозможно — она попросту не предусмотрена новым порядком.

Как устроен документ

ЭТрН формируется поэтапно и состоит из четырёх обязательных файлов — их называют титулами или разделами. Каждый участник перевозки заполняет и подписывает свой блок:

· Титул 1 — грузоотправитель: заполняет данные о себе, получателе, грузе, условиях перевозки, адресах погрузки и выгрузки.
· Титул 2 — перевозчик / водитель: принимает груз, проверяет его и подписывает свой раздел. Водитель может подписать простой электронной подписью через мобильное приложение.
· Титул 3 — грузополучатель: получает груз, сверяет фактическое количество с заявленным и подписывает документ своей КЭП.
· Титул 4 — перевозчик: фиксирует факт сдачи груза и завершает цепочку.

Такая структура исключает споры об ответственности: точно видно, кто и на каком этапе внёс данные и поставил подпись.

Как это выглядит на практике

Представьте обычную отгрузку товара:

1. Вы оформляете заказ на перевозку привычным способом — через сайт, личный кабинет или API.
2. Экспедитор (например, МОВИ) формирует черновик ЭТрН и поручения экспедитору, отправляет вам на подпись в личный кабинет вашего оператора ЭДО.
3. Вы подписываете документ — это занимает около 10 минут, если данные не нужно исправлять.
4. Водитель на складе проверяет груз и подписывает свой раздел через приложение.
5. Груз отправляется в путь. Все документы идут по цепочке автоматически.
6. Получатель на другом конце открывает ЭТрН, сверяет груз и подписывает документ.
7. Бухгалтерия транспортной компании сразу после этого выставляет электронный счёт.

Весь процесс прозрачен: статус каждого документа виден в реальном времени — кто уже подписал, за кем очередь. Если где-то возникла задержка, самый быстрый способ ускорить процесс — напомнить следующему подписанту, что документ уже у него.

Кто подписывает ЭТрН

Здесь важно не путать роли. В схеме с транспортной экспедицией (договор ТЭО):

· ЭТрН подписывают экспедитор и перевозчик. Клиент — заказчик перевозки — подписантом транспортной накладной не является.
· Клиент подписывает поручение экспедитору (ЭПЭ) — именно этот шаг теперь выполняется в электронном виде и требует КЭП.
· Получатель, если он не заказывал перевозку, ничего подписывать не должен. Физическому лицу достаточно паспорта, кода из СМС или QR-кода; сотруднику компании — доверенности.

Кого касаются новые правила

Здесь всё зависит от вашей роли в цепочке доставки.

· Если вы просто получаете груз и не являетесь заказчиком перевозки — для вас ничего не меняется. Физическому лицу достаточно паспорта, кода из СМС или QR-кода. Сотруднику компании — доверенности. Ни подключаться к ЭДО, ни получать электронную подпись не нужно.

· Если вы ИП или юридическое лицо и сами заказываете перевозки — правила изменились напрямую для вас. С 1 сентября 2026 года перевозки по договору транспортной экспедиции оформляются исключительно в электронном виде.

Что нужно подготовить

Для работы в новом формате потребуется два ключевых элемента:

1. Договор с оператором ЭДО
Необходимо подключиться к аккредитованному оператору информационной системы ЭПД. Именно через него идёт обмен документами и передача данных в ГИС ЭПД. Список аккредитованных операторов доступен на официальных ресурсах.

2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Оформляется на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Без неё подписать электронные документы невозможно.

Три шага для перехода

1. Подключитесь к аккредитованному оператору ЭДО — выберите и заключите договор.
2. Получите КЭП на руководителя ЮЛ или ИП — через удостоверяющий центр.
3. Проинформируйте сотрудников — тех, кто занимается оформлением отгрузок, нужно ознакомить с новым порядком подписания документов.

Остались вопросы?

Переход на ЭДО в грузоперевозках — это не просто технический апгрейд, это изменение рабочих процессов. Если вы не уверены, с каким оператором работать, как получить КЭП, нужно ли вам вообще подключаться к ЭДО или как выстроить процесс внутри компании — обратитесь за консультацией.